Kto buduje nową stronę internetową lub sklep internetowy, myśli najpierw o designie, metodach płatności i zapasach. Kwestia RODO pojawia się często później lub w ogóle. Co konkretnie się wtedy dzieje: nie potrafisz dać pełnej odpowiedzi, gdy odwiedzający pyta, jakie dane o nim posiadasz, brakuje Ci umów z partnerami hostingowymi i analitycznymi, a pliki cookie mogą być umieszczane zanim odwiedzający wyrazi na to zgodę. To nie są ryzyka abstrakcyjne, lecz sytuacje, które w praktyce pojawiają się dość szybko.
Nie chodzi o jedną grzywnę ani jeden moment kontroli. Chodzi o szereg luźnych miejsc, w których rozporządzenie coś wymaga, które stają się widoczne dopiero wtedy, gdy ktoś o nich pyta: klient, partner biznesowy lub sam odwiedzający.
Polityka prywatności to widoczna część
Brakująca lub niepełna polityka prywatności to zwykle to, co zauważa się najpierw, także dla samych odwiedzających. Ale polityka to tylko powierzchnia. Za kulisami RODO wymaga między innymi tego, abyś wiedział, które strony przetwarzają dane w Twoim imieniu, i abyś ustanowił w tej sprawie umowy. Bez tych umów nie masz wglądu w to, co dokładnie partner hostingowy, narzędzie e-mail czy usługa płatności robią z danymi Twoich odwiedzających.
Pliki cookie i narzędzia śledzące bez zgody
Strona internetowa lub sklep internetowy często używa analityki, pikseli reklamowych lub czatbotów, które zbierają dane już przy ładowaniu strony. Jeśli dzieje się to zanim odwiedzający ma wybór, to wyprzedza zgodę wymaganą przez rozporządzenie. To jeden z punktów, na który organy nadzorcze patrzą wyraźnie w ogólnych wytycznych, bez przesądzania sytuacji indywidualnej.
Brak umowy przetwarzania, brak przeglądu
Każde narzędzie przetwarzające dane Twoich odwiedzających lub klientów — system śledzenia przesyłek, narzędzie do biuletynu, platforma opinii — jest zwykle przetwarzającym. RODO wymaga, abyś miał z nim umowę przetwarzania. Jeśli jej brakuje, to tracisz nie tylko dokument, ale także przegląd tego, kto jakie dane gdzie przechowuje. To dokładnie to, co rejestr przetwarzania czyni widocznym, i to także to, o co może pytać klient lub zamawiający. Chcesz zobaczyć, jak taka umowa wygląda w praktyce? przejrzyj bazę wiedzy wg tematu.
Jeśli coś jednak pójdzie nie tak
Sklep internetowy zwykle przetwarza więcej danych niż typowa strona internetowa: imię, nazwisko, adres, dane płatności, czasem datę urodzenia. Jeśli coś pójdzie nie tak u jednego z partnerów przetwarzających te dane, obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych wchodzi w grę z towarzyszącym mu czasomierzem. Bez przeglądu tego, które narzędzia przetwarzają jakie dane, trudno szybko ustalić, czy i jak należy na to zareagować. Pierwsze wskazanie na temat sytuacji otrzymasz dzięki kilku krótkim pytaniom o sytuację.
Pytania od odwiedzających, na które nie potrafisz odpowiedzieć
Każdy odwiedzający i klient ma prawo pytać, jakie dane o nim posiadasz, lub żądać usunięcia. Bez rejestru i bez jasności co do tego, które narzędzia przechowują dane, trudno w pełni odpowiedzieć na takie żądanie w terminie określonym przez rozporządzenie. To nie tylko wpływa na relację z tym jednym odwiedzającym, ale także na wizerunek, jaki partner biznesowy lub ubezpieczyciel ma o Twojej firmie, gdy pytają o to.
Gdzie to zwykle jest problematyczne
W praktyce rzadko bywa to jeden wielki brak. To jest kumulacja: umowa zawarta tutaj, plik cookie umieszczony zbyt wcześnie tam, brak przeglądu tego, gdzie dokładnie znajdują się dane. Każdy element z osobna wydaje się mały, ale razem sprawiają, że trudno jest udzielić pełnej odpowiedzi na pytanie — od odwiedzającego, klienta lub organu nadzoru. Jak podstawowe zabezpieczenie danych się do tego odnosi, można przeczytać na stronie dotyczącej ochrony danych.
Ten tekst jest ogólnym opisem i nie stanowi porady prawnej dotyczącej Twojej własnej witryny lub sklepu internetowego. W celu oceny Twojej konkretnej sytuacji możesz skontaktować się z prawnikiem lub z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
Czy chcesz najpierw sprawdzić, w jakim stanie znajduje się Twoja witryna lub sklep internetowy? Bezpłatna szybka kontrola daje w ciągu kilku minut wskazanie, bez konieczności tworzenia konta.