Liema dokumenti għandek bżonn biex turi l-privacy f'appalti jew assikurazzjoni?
Jekk servizz ta' appalti jew assiguratur jitlob iċċertifika li inti tħaddel il-pedate b'attenzjoni tar-rispett tad-dejta personali, dan ġeneralment jirriżulta f'pakkett fiss: reġistru tal-attivitajiet tal-ipproċessar tad-dejta, l-ftehimiet bejn il-kontrollur u l-ipproċessur tiegħek stess mal-fornituri tiegħek, dikjarazzjoni tal-privatezza, ħlas tal-miżuri ta' sigurtà li inti applikah, u deskrizzjoni qasira ta' kif inti tħaddel l-ksur tad-dejta jew it-talba minn suġġett tad-dejta. F'appalti, dan ħafna drabi jakkumpanja listi ta' mistoqsija mħallija jew dikjarazzjoni; ma' assiguratur hija aktar forma ta' intake għal politika tas-siber.
Ir-raġuni li dan il-pakkett kontinwament jerġa' jidher hija li l-GDPR għandu obbligu ta' responsabbiltà: organisazzjoni m'għandha biss tipproċessa d-dejta personali b'attenzjoni, imma tista' wkoll turi dan. Appaltat jew assiguratur għalhekk m'għalhux jekk inti "tagħmel xi ħaġa dwar il-privatezza", imma jekk tista' turi dan fuq karta. Dan eżattament id-dettall kif jidher fil-mument ta' xiri: mhux il-intenzjoni, imma l-prova.
Ir-reġistru tal-attivitajiet tal-ipproċessar tad-dejta bħala l-kolonna vertebrali
Ir-reġistru tal-attivitajiet tal-ipproċessar tad-dejta ħaffa drabi huwa l-ewwel dokument li talbu, u wkoll il-biċċa li r-rest jinbena fuqha. Fih jidher liema dejta personali inti tipproċessa, għal liema għan, min jirċevuha u kif żmien inti żżommha. Servizz ta' appalti malajr jirrikonoxxiha jekk organisazzjoni strukturalment ħasbet dwar l-fluss tad-dejta tagħha, jew jekk ir-reġistru saru speċjalment għall-applikazzjoni. X'jeħtieġ eżatt jkun fih u kif dettaljat, taqraħ fuq il- bank tal-ħarifa b'spiegazzjoni għal kull suġġett.
Ftehimiet bejn il-kontrollur u l-ipproċessur tad-dejta mal-fornituri tiegħek stess
It-tieni dokument li qvasi dejjem talbu, huwa r-riveduta tal-ftehimiet bejn il-kontrollur u l-ipproċessur tad-dejta: l-ftehimiet li inti nfusu qbadt mal-istrumenti SaaS u fornituri ta' servizzi li jipproċessaw dejta personali f'isimek. Ikkunsidra pakkett ta' amministrazzjoni tas-salarji, sistema CRM jew servizz ta' cloud għall-fajls. Appaltat jew assiguratur irid jara mhux biss li dawk l-ftehimiet jeżistu, imma wkoll li huma kurrenti u jikkonformaw mal-istrumenti li fir-realtà jintużaw. Reġistru li jsemmi tliet fornituri billi fil-prattika tmienja huma attivi, harġa b'faċilità minn test dettaljat.
Sigurtà u l-immaniġġjar tal-inċidenti
Barra mir-reġistru u l-ftehimiet, ħaffi drabi talbu dwar il-miżuri organizzattivi u tekniċi li ittieħdu: min għandu l-aċċess għal liema sistemi, kif id-dejta hija encrypted, hemm-jix strateġija ta' backup. Assiguraturi talbu dan ħaffa drabi b'mod espliċitu f'lista ta' mistoqsija għall-kalkolu tal-prezzju. Ħlas tal-miżuri miksuba taqraħ lura fuq il-paġna dwar il- sigurtà tad-dejta personali". Barra da, regularment talbu kif organisazzjoni tirrikonoxxiha l-ksur tad-dejta u tħaddela: hemm-jix proċedura, jaf xi ħadd min jgħaġġu u f'liema terminu. L-arblu tad-deċiżjoni li jiddetermina jekk inċident huwa dwar rappurti, tista' tuqra f'xi mistoqsija biex taraw fejn iktar jew inqas qed tonsqu.
X'lista mhix tissolvi
Huwa tentattiv li dawk id-dokumenti tara bħala lista ta' ċekkja li inti tisħaq fi nofsinhar. Dak mhux jaħdem sew, u dak immedjatament il-ħamrija f'dan il-mument ta' xiri. Reġistru tal-attivitajiet tal-ipproċessar tad-dejta li mhux jikkonfurma mal-istrumenti veri, jew ftehim bejn il-kontrollur u l-ipproċessur li numqad inqara mill-ġdid, mhux jbatu test dettaljat. Sorvegljaturi u wkoll servizzi ta' appalti jħarsu lejn il-koerenza: id-dokumenti jikkonfurmaw ma' xulxin, u huwa raġonevoli li jgħixu u jinħalfu minflok mhuwa wieħed li jsirux u għal applikazzjoni waħda.
Għaldaqsa hija aktar utli li tara dawk id-dokumenti bħala sett li tkompli li timxi mal-istrumenti u l-proċessi li inti tuża, minflok bħala sett wieħed ta' karta għal applikazzjoni waħda. Kif dawk l-ibni jerġa' jdur u fejn l-informazzjoni ġejja, jidher spjegat fuq il-paġna kif is-sistema tinbniet.
Meta inti ħammim avukat
Kundizzjoni ta' appalti jew kundizzjoni ta' polizza tista' tistabbilixxi rekwiżiti speċifiċi li jmorru aktar minn mill-GDPR innifsu, pereżempju ċertifikazzjoni ISO obbligatorja jew klawsola ta' responsabilità. Jekk id-dokumenti tiegħek jissodisfu dawn, hija valutazzjoni legali li tappartjeni għall-appaltu jew il-polizza in kwistjoni, u l-aħjar tagħmel hi li tikkonsultah jurist jew, jekk ikun hemm dubju dwar il-GDPR innifsu, l-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Dati.
Trid tara liema dokumenti għas-sitwazzjoni tiegħek huma diġà ordinati u liema għadhom naqsin? Agħmel is-skennjar maqsum bla ħlas jew aqra l-verżi oħra fil-bank tal-għarfien biex tiddetermina fejn int issa.