Agencija za zaštitu podataka dolazi na kontrolu što trebam biti u stanju pokazati

Evidencija obrade podataka je u centru inspekcije

Tijekom inspekcije Ureda za zaštitu podataka, u većini slučajeva sve se svodi na jedan dokument kao polaznu točku: evidenciju obrade podataka. U njoj se navodi koje se osobne podatke obrađuju, u koju svrhu, tko ima pristup njima, koliko se dugo čuvaju i dijele li se s drugima. Ova evidencija nije neobavezujuća — članak 30 GDPR-a opisuje što mora biti uključeno i za koga se primjenjuje obveza. Osim evidencije, nadzorna tijela obično pitaju i o ugovorima o obradi podataka s dobavljačima koji obrađuju podatke u ime poduzeća, te kako je osigurana zaštita tih podataka.

Što će daljnja inspekcija dati ovisi o tome na što se poduzeće fokusira. Primjerice, mogu se tražiti izjave o zaštiti privatnosti koja se dostavlja kupcima ili posjetiteljima web-mjesta, dokazi da je curenja podataka tada pravodobno ocijenjeno, ili razmatranje učinjeno tijekom rizične obrade. Za one koji trebaju utvrditi točno što bi trebalo biti u evidenciji obrade podataka, pruža što mora biti u evidenciji obrade podataka? pregled dijelova. A budući da se inspekcija proteže i na dogovore s dobavljačima SaaS-a ili drugim stranama koje obrađuju podatke, odgovor na što mora biti u ugovoru o obradi podataka? je važan za ono što se mora moći pokazati.

Odakle to slijedi: članak 30 i članak 32 GDPR-a

Obveza vođenja evidencije nalazi se u članku 30 GDPR-a, i ta evidencija je u praksi prvi dokument koji se pojavi tijekom inspekcije. Članak 32 GDPR-a opisuje obvezu primjene odgovarajućih tehnijskih i organizacijskih mjera za zaštitu podataka, te nadzorna tijela mogu pitati kako su te mjere provedene. Ova dva članka izravno se primjenjuju u cijeloj Europskoj uniji, pa je jezgra onoga što se mora moći pokazati svugdje jednaka. Tko provodi inspekciju i gdje se ona zatraži ili obradi razlikuje se po zemlji: u Nizozemskoj to je Ured za zaštitu podataka, u drugim članicama neki drugi nacionalni nadzorni organ sa svojim radnim procesima. Više o ulozi nacionalnog nadzornog organa u Nizozemskoj nalazi se na web-mjestu Ureda za zaštitu podataka.