Is é an botún is minice agus AI-uirlisí á n-úsáid ar an ionad oibre ná go gcuireann fostaithe sonraí pearsanta i dtúil ar nós ChatGPT, Copilot nó chatbot ar nós a chéile, gan fhios do an fhirmín go dtarlaíonn sé seo. Déantar CV, comhad custaiméara nó phriseabas ríomhphoist a dhéanamh achomair nó a athscríobh go tapa, agus níor dhein aon duine iniúchadh ar cá bhfuil na sonraí sin ina dhiaidh sin, cé ar féidir leo a fhiceáil agus an bhfuil conradh próiseálaí ann leis an soláthraí den uirlis sin.
Ní gné bheag an méid sin. Chomh luath is a dhéanann uirlis sonraí pearsanta a phróiseáil, bíonn na tosca céanna i bhfeidhm orthu agus a bhíonn i bhfeidhm ar aon fheidhmchlár SaaS eile: ní mór bunús a bheith ann, ba cheart go mbeadh an phróiseáil sa chlár próiseála, agus má ghníomhaíonn an soláthraí mar phróiseálaí, ba cheart go mbeadh conradh próiseálaí ann. I go leor saor-in-aisce AI-uirlisí, bíonn an ceann deireanach ar iarraidh, nó deirtear sna téarmaí gur féidir ionchur a úsáid chun an tsamhail a oiliúint. Bíonn difríochtaí móra ann idir soláthraí agus idir dhíslí conarthaíochta, agus is ionann sin an fáth ar fhéadh seiceáil roimh an am a bheith riachtanach.
Conas a théann sé ar ceal sa chleachtas
I bhformhór na gcásanna, ní amhlaidh a thosaíonn an fhadhb as easpa cúraim, ach as neamheolas. Cuireann comhghleacaí HR litir iarratas i gchatbot chun téacs líonadh post a fhothú. Tugann meánaoireacht tionscadail ríomhphost custaiméara ar dhéantús achoimre a dhéanamh. Ní smaoiníonn aon duine acu ar an AVG, toisc go bhraistear dó gur gléas a bhí ann agus ní próiseáil de shonraí pearsanta. Uaireanta níl forbhreathnú ar fáil ag an fhirmín féin ar cén AI-uirlisí a úsáidtear gach lá, gan tracht ar cibé an bhfuil na huirlisí sin sa chlár próiseála nó ar liosta ar bith d'bhogearraí faofa.
Is é dara botún arís-dhéanta ná go ndéanann firmíní ar dhein siad polasaí AI, polasaí seo a dhéanamh nach comhghaolmhar leo a gcuid clár próiseála agus conarthaí próiseálaí atá ann cheana. Ansin déantar an uirlis AI a chaitheamh as a choinne ó chuid eile den riarachán AVG, agus ar fhírinne tá sé ar an gceist chéanna atá ag baint do gach uirlis SaaS eile: cé a phróiseálann cén sonraí, le cén chuspóir agus ar an bhunús céard. an bhanna faisnéise agus cró gach ábhair déileálann ar an gceist seo do bhogearraí eile atá i bhfeidhm i go leor a bhaill, agus taispeáineann sé nach bhfuil AI-uirlisí i dtréimhse, ná eisceacht ar an bhealach céanna atá ann cheana do sholáthraí eile.
Cén fáth ar féidir go mbeadh sonraí pearsanta i gceist, fiú mura hiad an rún
Baineann an AVG léirshamhail leathan de shonraí pearsanta: aon fhaisnéis ar féidir a thabhairt ar ais do dhúine nádúrtha sonraithe. Ainm, uimhir custaiméara, grianghraf, nóta fón nó teaglaim de shonraí a dhéanann duine a bhheith ann, tugtar sin isteach leis. Ag baint úsáide as AI-uirlisí, níl sé ach faoi shonraí pearsanta soiléir ar nós CV, ach freisin maidir le sliocht a bhíonn i ndoiciméad níos mó, ar nós ainm i gabháltas a bheadh marcáilte i dtreis go léir.
Foilsíonn an Údarás Sonraí Pearsanta agus an EDPB treoracha ar dhéileáil le AI agus sonraí pearsanta, agus fásann siad; is féidir le rud a bhraistear inniu mar léir-thuiscint a dhoiléiriú ar chuid. Is é sin ceann de na cúiseanna ar fhéadfadh feidhmchéim seasmhach laistigh den fhirmín níos mó taca agus tréimhse ar bhaill.
Conas a bhraithimid ar an earráid seo a sheachaint
Is é an croílár an tsreatha atá furasta a chur in iúl, agus cé go mbíonn sé aimsithe gealadh: déan mapa ar cén AI-uirlisí a úsáidtear laistigh den fhirmín, agus socraigh do gach uirlis an ndéantar sonraí pearsanta a chur isteach ann. Más ann don chás sin, ba cheart go mbeadh an uirlis sa chlár próiseála agus ba cheart, cosmhail le soláthraí SaaS eile, a bheith deimhnithe an bhfeidhmíonn an soláthraí mar phróiseálaí agus an bhfuil conradh próiseálaí ar fáil. conas a bhíonn sonraí cosanta ag próiseálaí tugann léirshamhail ar na pointí atá ábhartha ann.
Ina theannlodh sin, cuideoidh treoir ghearr, nithiúil do bhallstaff níos mó ná cáipéis bheartas fhada nach ndéanann aon duine a léamh: cé na huirlisí atá ceadaithe, cé na sonraí ar féidir agus nach féidir a chur iontu, agus cé ar a ndéanann baill foirne an tuairim a thuairisciú mura bhfuil siad cinnte. D'fhéadfadh an chéim dheireanach a bheith an tábhachtaí, toisc nach fhéadann an chuid is mó de na hearráidí a bheith ina gcosc ach as an easpa pointe glan-dhúnta.
Má tharla sé cheana féin
Má tugadh méid mór sonraí pearsanta isteach i dtool AI gan choinníoll agus gan choinníoll a dhéanamh maidir le gealltanas próiseála dó, is breá dúinn a mheasúnú an bhfuil sé seo ina imeacht a bhíonn ag teastáil fhreagra, mar shampla faoin dualgas fógra a thabhairt i dtaobh briseadh sonraí. in roinnt ceisteanna tuairim bhunúsach a fháil ar dtús is féidir leis cabhrú le tosach ar a laghad, ar leataoibh an cheist a bhfuil fógra ag teastáil i gcás ar leith; is é an duine atá freagrach nó dlí-oide ab cheart an bhreithiúnacht sin a dhéanamh.
Ar mhaith libh a leagan amach do bhur ngnó féin cé na huirlisí, lena n-áirítear feidhmchláranna AI, atá i gceist a thabhairt airde? Déanfaidh sibh an scan-tapa saor in aisce nó léifidh sibh na hábhair ann na ceisteanna a chuirtear go minic maidir le AVG agus bogearraí chun a fháil amach cad atá do chás ag iarraidh.