Lyhyt vastaus
Itse oikeudet eivät muutu tänä vuonna. Oikeus tietoon, oikaisu, poisto, rajoitus, vastustaminen ja siirrettävyys on määritelty itse AVG:ssä, eikä sitä kirjoiteta uudelleen vuosittain. Se, mikä muuttuu, on se tapa, jolla nämä pyynnöt saapuvat yrityksiin ja miten valvontaviranomaiset ja Euroopan tietosuojaviranomaiset (EDPB) selittävät niitä. Johtajalle tai HR-päällikölle se tekee käytännön eron, vaikka lainsäädäntö ei muutu.
Se ei tarkoita, että sinun ei tarvitse pitää kirjaa mistään. Tietosuojaviranomaisen ja EDPB:n ohjesäännöt päivitetään säännöllisesti esimerkiksi siitä, miten varmistan pyynnön esittäjän henkilöllisyyden tai miten käsittelee pyynnön, joka tulee chatissa tai sosiaalisen median kautta. Nämä päivitykset eivät ole uusia lakeja, mutta ne ovat tarkempaa tulkintaa olemassa olevasta velvollisuudesta.
Mikä ei muutu itse laissa
Ydin pysyy muuttumattomana: käyttäjä voi kysyä, mitä tietoja käsittelette hänestä, voi pyytää virheellisten tietojen korjaamista ja voi tietyillä ehdoilla pyytää poistoa. Aika, jossa vastattava on, on määritelty itse AVG:ssä eikä ole altis vuosittaisille tarkistuksille. Yritykset, jotka ajattelevat, että uusi, lyhyempi tai pidempi vasteaika otettiin käyttöön tänä vuonna, sekoittavat sen todennäköisesti sisäisiin sopimuksiin tai viestintään, joka ei koske itse lainsäädäntöä.
Poikkeuksien perusteet, kuten laillinen säilytysvelvoite, joka estää poistamisen, ovat myös muuttumattomia. Se, mikä voi muuttua, on se, kuinka tiukasti valvontaviranomaiset tulkitsevat näitä poikkeuksia ohjeissaan. Se ei ole lainmuutos, mutta se voi tarkoittaa, että perustelu, joka riitti viime vuonna, on dokumentoitava tarkemmin tänä vuonna.
Mitä tänä vuonna muuttuu
Kolme kehitystä ovat PKY:lle merkityksellisiä ilman, että itse laki on muutettu. Ensinnäkin pyynnöt tulevat yhä useammin digitaalisesti kontaktilomakkeen, chatbotin tai sosiaalisen median vastauksen kautta kirjeen sijasta. Se ei muuta velvollisuutta, mutta muuttaa sitä, tunnistaako pyynnön muodolliseksi pyynnöksi ja saapuuko se ajoissa organisaatiossa oikealle henkilölle.
Toiseksi kasvaa kiinnostus pyyntöihin, jotka liittyvät automatisoituun käsittelyyn, esimerkiksi silloin kun tietoja on käytetty profiilin rakentamiseen tai AI-sovellus antoi tietoja päätökselle. EDPB kehittää aihetta säännöllisesti eteenpäin. Yritykset, jotka käyttävät AI-työkaluja asiakaskontaktille tai henkilöstön arviointiin, tekevät viisaasti tietämällä, mitä tietoja niissä on, ennen kuin pyyntö saapuu. Se vaikuttaa suoraan kysymyksiin, jotka koskevat AVG ja AI-työkalut käytännössä.
Kolmanneksi käydään laajempaa keskustelua AVG:n kokonaisarvioinnista Euroopan tasolla. Siinä tarkastellaan, voidaanko pienempiä organisaatioita koskevia sääntöjä yksinkertaistaa, mutta konkreettisia lainmuutoksia ei tällä hetkellä ole hyväksytty. Sitä, mikä ei ole varmaa, raportoimme tässä sellaisenaan: määrättyä päivämäärää tai sisältöä ei tunneta, ja siitä spekulointi ei auta yrittäjää.
Kenen kannalta tämä on merkityksellinen
Nämä muutokset vaikuttavat erityisesti organisaatioihin, joilla on paljon vuorovaikutustilanteita asiakkaiden tai työntekijöiden kanssa: toimisto, jossa on asiakaspalvelu, asennus, jossa on tarjouspyyntölomake verkkosivustolla, tai HR-osasto, joka käsittelee hakemuksia. Mitä enemmän kanavia, joiden kautta joku ottaa yhteyttä, sitä suurempi riski sille, että pyyntö saapuu jonnekin ilman, että kukaan tunnistaa sen muodolliseksi AVG-pyynnöksi. Se ei ole juridinen riski, jonka arvioimme tässä, mutta se on käytännön asia, jonka arvoinen sisäisesti keskustella.
Myös tärkeä on suhde teidän tietojen käsittelijöitä koskeviin sopimuksiin: jos asiakas esittää teille pyynnön, mutta tiedot ovat ulkoisen SaaS-toimittajan hallussa, kyseisen toimittajan on pystyttävä osallistumaan pääsyn tai poistamisen mahdollistamiseen. Voisitte tarkistaa, onko tämä järjestetty asianmukaisesti sopimuksessa seuraavan kautta: usein kysytyt kysymykset tietojen käsittelijöitä koskevista sopimuksista ja SaaS-työkaluista.
Kuinka pitää tätä yllä ilman, että joutuu ratkaisemaan sen joka kerta
Koska lainsäädäntöteksti on vakaa, mutta sen tulkinta muuttuu, on tärkeintä tietää, mistä nykyinen kanta tulee ja milloin se muuttuu. gdpria.eu yhdistää jokaisen aiheen AVG:n lähteeseen ja EDPB:n sekä Tietosuojaviranomaisen ohjeisiin, joten ette joudu itse seuraamaan, onko mitään muutettu. Jos epäillette tietovuotoa, voitte ensin selvittää muutamalla kysymyksellä, missä oletteennen kuin ryhdytte muihin toimiin.
Haluaisitteko tietää, kuinka tämäntyyppistä tietoa säilytetään ja mistä lähdeviite tulee? Suorittakaa ilmainen pikakartoitus tai lukekaa aiheita tietokannassa, ja päättäkää itse, onko seuranta tarpeellinen.