Lyhyt vastaus
Osan uuden verkkosivuston tai verkkokaupan GDPR-yhteensopivaksi tekemisestä voit tehdä itse: tietosuojakäytännön laatiminen, evästeiden oikea määrittäminen ja sen selvittäminen, mitä tietoja oikeasti keräät. Nämä ovat vaiheita, jotka vaativat etupäässä selkeyttä ja järjestelmällisyyttä, ei juridista koulutusta. Toinen osa muuttuu vaikeammaksi, kun haluat pitää kaiken silmälläsi: käsittelyn harjoittajien kanssa tehtävien sopimusten arvioiminen isännöintinpalvelun tarjoajan, maksunpalvelun tarjoajan tai analysointi-työkalun kanssa, ja sen arvioiminen, vaatiiko tiettyjen työkalujen liittäminen toisiinsa erityistä huomiota.
Raja ei siis ole "voinko tehdä tämän itse" verrattuna "tarvitsenko lakimiehen", vaan kysymys siitä, kuinka monta osapuolta voi nähdä tietojasi ja kuinka arkaluontoisia nuo tiedot ovat. Yksinkertainen verkkosivusto, jolla on yhteystietolomake, on helpommin hallittavissa kuin verkkokauppa, jolla on asiakastilit, maksutiedot ja toisiinsa liitetyt markkinointivälineet.
Mitä voit yleensä itse järjestää
Tietosuojakäytännön pohja on useimmille yrityksille itse tehtävissä, varsinkin kun sinulla on hyvä lähtökohta. Siinä kerrotaan, kuka olet, mitä tietoja keräät, miksi, ja kuinka kauan säilytät niitä. Se ei ole luovaa työtä vaan kysymys omasta käytännöstä tarkkaan kuvaamisesta. Samoin pätee evästeilmoitukseen: jos tiedät, mitä evästeitä verkkosivustosi asettaa ja mihin tarkoituksiin, suostumuksen määrittäminen on tekninen vaihe, jonka voit hoitaa itse tai verkkosivustopalveluntarjoajasi kanssa.
Voit myös itse laatia yhteenvedon siitä, mitä tietoja keräät lomakkeiden, tilien tai tilaamisprosessin kautta. Tuo yhteenveto ei ole muuten vain hyödyllinen verkkosivustollesi: se on täsmälleen sitä tietoa, joka päätyy käsittelytoimintarekisteriin. Kun sinulla on se yhteenveto, sinun ei tarvitse tehdä sitä uudelleen, kun seuraava hetki tulee, kuten asiakas, joka pyytää sopimusta käsittelyn harjoittajan kanssa, tai vakuutusyhtiö, joka kysyy, miten käsittelet tietoja.
Missä se muuttuu vaikeammaksi
Heti kun verkkosivustosi tai verkkokauppasi siirtää tietoja muille osapuolille, kuten isännöintipalvelulle, sähköpostimarkkinointivälineelle, maksunpalvelun tarjoajalle tai analysointipalvelulle, muodostuu käsittelyn harjoittajan suhde. GDPR edellyttää, että tämä suhde on kirjattu käsittelyn harjoittajan kanssa tehtävään sopimukseen. Monet näistä osapuolista ovat valmistelleet vakiosopimusosia, mutta se ei tarkoita, että voisit allekirjoittaa ne ilman katsomista. Kysymys on aina: mitä tämä osapuoli saa tehdä tiedoilla, missä niitä säilytetään, ja mitä tapahtuu tietoturvaloukkauksessa kyseisen osapuolen osalta.
Tämä on kohta, jossa itsenäinen tekeminen muuttuu vähemmän itsestään selväksi. Ei siksi, että se olisi monimutkaista, vaan koska katsaus laajenee nopeasti yhdestä verkkokaupasta: useimmat yritykset käyttävät kymmenen kaksikymmentä ohjelmistopalvelua samanaikaisesti, ja jokainen henkilötietoja käsittelevä väline vaatii periaatteessa oman tarkistuksen. tietosuojaoppaassa, jossa tämä on selvitetty tilannekohtaisesti antaa kunkin aiheen osalta lyhyen vastauksen ja viitteen lainsäädäntötekstiin, jotta voit itse arvioida, riittääkö sopimus vai puuttuuko siitä jotain.
Tietoturva on eri kysymys kuin teksti sivustollasi
Verkkosivustosi tekstin lisäksi myös taustalla oleva tekniikka on tärkeä: onko yhteys suojattu, ovatko salasanat ja asiakastiedot hyvin tallennetut, ja kuka pääsee käsiksi verkkokaupan hallintoon. Nämä eivät ole juridisia kysymyksiä vaan käytännöllisiä, ja ne kuuluvat kokonaiskuvaan. Tutustumalla sivustolla, joka käsittelee tietosuojan ja tietojen turvaamista, näet, mistä tämän kaltaiset kysymykset tulevat ja miksi valvontaviranomaiset katsovat niihin aina tietoturvaloukkauksen yhteydessä.
Milloin otat jonkun muun avuksi
Ei ole olemassa kovaa rajaa sille, missä vaiheessa oman hallinnan tekeminen päättyy ja ulkoistaminen alkaa. Yksinkertaisen verkkosivuston tapauksessa, jolla on yhteysmuoto, omasta hallinnasta saattaa olla riittävästi, kunhan pidät yleiskatsauksen ja pidät sen ajan tasalla. Verkkokaupan tapauksessa, jossa on asiakastilit, useita markkinoinnin työkaluja ja kansainvälisiä toimittajia, yleiskatsaus muuttuu nopeasti sekavaksi, ja tämä on juuri se hetki, jolloin monet yritykset päättävät valvoa prosessia sen sijaan, että pitäisivät siitä huolta manuaalisesti.
Jatkatko sitä itse vai sijoitatko sen muualle, se on sinun päätöksesi; laki ei määrää työskentelytapaa, vaan vain tulosta. Jos olet epävarma omasta tilanteestasi, se on kysymys oikeustieteilijälle tai Tietosuojavaltuutetulle, ei jokin, jonka järjestelmä voi päättää puolestasi.
Selvitä itse, miten se sinulla on
Monet yritykset alkavat kysyä, pitävätkö ne tekemään mitään lainkaan, ja tähän kysymykseen voidaan usein vastata odotettua nopeammin. Tarkista usein kysytyt kysymykset siitä, mikä on välttämätöntä ja mikä ei tai tee ilmainen tarkistus nähdäksesi, missä verkkosivustosi tai verkkokauppasi on tällä hetkellä. Jos haluat tietää, kuinka gdpria.eu:n taustalla oleva järjestelmä pitää tämän yleiskatsauksen ajan tasalla, lue se sivulla, joka näyttää, mistä tieto tulee.
Tietopankki ja ensimmäinen tarkistus ovat ilmaisia, myös ilman tiliä. Jos haluat, että työkalujesi ja sopimusten yleiskatsaus pysyy automaattisesti ajan tasalla, katsele rauhassa, mitä siihen vaaditaan.